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TU Berlin

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Arbeiten mit Teammailboxen

Allgemeines und Hintergründe

Eine Teammailbox ist eine gemeinsam genutzte Mailbox im MS-Exchange-System (Abk. ETMB). Sie hat im Allgemeinen einen Namen nach dem Muster <Einrichtung>-TB-<Teamname> (der Teamname wird auch als »Thema« bezeichnet, die Einrichtung als »OrgName«) und es lassen sich ihr eine oder mehrere öffentliche so genannte Alias-Adressen zuordnen. Z.B. könnte die öffentliche Adresse einer ETMB sekretariat@kuwi.tu-berlin.de heißen und die »interne« Bezeichnung kuwi-TB-sekretariat lauten.

Für Sekretariate, Fachgebiets-/Instituts-/Zentrumsverwaltung und auch für Forschungsprojekte mit mehreren Mitarbeitern empfiehlt sich Teammailboxen einzurichten, damit bei Bedarf mehrere Bearbeiter oder Vertreter auf die Teammailbox sowie auf Teamkalender zugreifen können.

Alle einem Team zugeordneten Exchange-BenutzerInnen haben Zugriff auf die Mailbox. Eine Teammailbox ist also kein eigenes Mailkonto mit eigenem Passwort, sondern der Zugriff erfolgt über das jeweilige tu-Konto der Teammitglieder. So ist immer nachvollziehbar, wer Zugriff auf eine Teambox hat.

Teams können von MitarbeiterInnen mit der Rolle Teamverwalter im TUB-Portal erstellt und bearbeitet weden. Personen mit der Rolle Teamleiter können MitarbeiterInnen (und auch Studierende) zu einem Team hinzufügen oder entfernen sowie weitere Einstellungen vornehmen. Es kann mehrere TeamleiterInnen geben. Die TeamleiterInnen werden zunächst vom Teamverwalter festgelegt.

Hinweis für TeamverwalterInnen: Wir gehen im Folgenden von Exchange-Teammailboxen aus. Daneben gibt es auch Teammailboxen im alten Unix-Mail-System. In Zukunft sollen jedoch nur noch Exchange-Boxen und -Ressoucen genutzt werden. Legen Sie also bitte nur ETMBs an. Ggf. ist eine Umstellung alter Teamboxen auf ETMBs angebracht.

Anleitungen zur Nutzung

Für Teammitglieder/BenutzerInnen

Für TeamleiterInnen und -verwalterInnen

Zusatzinformationen / Extras

Direktzugang

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Neben den Teamfunktionen von MS Exchange gibt es noch Mailinglisten als Möglichkeit E-Mail-Kommunikation zwischen einer größeren Zahl von TeilnehmerInnen zu ermöglichen. Der einzige Vorteil gegenüber den auf dieser Seite beschriebenen ETMB ist im Umstand zu sehen, dass letztere nur TU-Angehörigen bzw. NutzerInnen mit gültigem TU-Konto zur Verfügung stehen. Für TU-interne Kommunikation sind ETMBs allerdings zu bevorzugen.