Einzelpersonen können bereits existierende oder neuerstellte Kalender freigeben und mit Kolleg(inn)en teilen. Auch eine Gruppe mit entsprechender Freigabe kann diese Kalender nutzen. Entsprechende Kalender müssen zuerst für Einzelpersonen freigegeben werden. Auf die Kalender einer Teammailbox haben automatisch alle Personen Zugriff, die zu diesem Team gehören, und nicht extra eingeladen werden müssen, wie das bei Einzelpersonen mit ihren gemeinsamen Kalendern der Fall wäre.

Öffnen Sie Outlook.

Klicken Sie links unten auf Kalender.

Klicken Sie oben im Menüband auf Kalender öffnen.

Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü Neuen leeren Kalender erstellen.

Vergeben Sie einen Namen für den Kalender.

Klicken Sie auf Ok. Fertig.

Wählen Sie einen Kalender aus, indem Sie links in der Liste Ihrer Kalender ein Häkchen beim Kalender setzen.

Klicken Sie oben im Menüband auf "Kalender freigeben".

Klicken Sie auf An:, um eine Liste mit Exchange-Konten aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu erhalten, aus der Sie dann wählen können.

Falls diese Personen den Kalender ebenfalls bearbeiten wollen, setzen Sie das Häkchen unter Empfänger können Elemente in Ordnern vom Typ....

Klicken Sie Senden, um die Einladung zu verschicken.

Um sich einen Überblick zu verschaffen, wer was darf, rufen Sie die Eigenschaften des Kalenders durch einen Rechtsklick auf den jeweiligen Kalender auf.

Unter dem Menüpunkt Berechtigungen sehen Sie alle Exchange-Konten, die mit dem Kalender verknüpft sind und die dazugehörigen Berechtigungen. Die Exchange-Konten derjeniger Personen, für die Sie den Kalender freigeben, werden in dieser Berechtigungsliste stehen.

In diesem Beispiel sehen Sie die Standardberechtigungen des voreingestellten, eigenen Kalenders. Der Name »employees-MA« bezeichnet die Gruppe, in der alle MitarbeiterInnen der TU zusammengefasst sind. 

Die Berechtigungsstufe Frei/Gebucht (IFB) erlaubt es anderen Personen die Uhrzeiten Ihrer Termine zu sehen, aber keine Details zu den Terminen.

Falls Sie möchten, dass diese Information nicht für alle sichtbar ist, können Sie die Gruppe »employees-MA« aus der Liste entfernen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf MEINE KALENDER. Wählen Sie aus dem Menü den Punkt Neuer Kalender aus. Vergeben Sie einen Namen. Fertig.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen unter MEINE KALENDER gelisteten Kalender, den Sie freigeben möchten. Wählen Sie im Menü den Punkt Kalender freigeben.

Geben Sie im Feld Freigeben für: den (Teil-)Namen der Person an, der Sie Zugriff auf Ihren Kalender geben möchten. Es erscheint ein Drop-Down-Menü, das Namen aus Ihren E-Mail-Kontakten anbietet und zusätzlich den Punkt Kontakte und Verzeichnis durchsuchen zeigt. Das Verzeichnis beinhaltet die Namen aller Exchange-Konten.

Legen Sie anschliessend für diese Person die Art der Berechtigung  fest. Alle Details gestattet nur das Lesen des Kalenders, Bearbeiter auch das Erstellen, Verändern, Löschen von Terminen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den unter MEINE KALENDER gelisteten Kalendernamen. Wählen Sie den Menüpunkt Berechtigungen…, um sich die Personen und zugehörige Berechtigungen anzeigen zu lassen und gegebenenfalls zu ändern.

• Freigeben und Einbinden von Teammailbox-Kalender